2012年11月3日下午，2012年貴州環雷公山超100公里跑國際挑戰賽桌面合成演練在州籌委會辦公室進行。會議由州籌委會辦公室副主任、州文體廣電局副局長楊祖澤主持，州人民政府副秘書長王蕾，州文體廣電局局長張林，州委外宣辦主任孫愚，州電視臺副臺長高濤，黔東南州信息港經理范紅波以及州籌委會辦公室、外聯部、后勤保障部、競賽部、新聞宣傳部、安全保衛部、醫療救急部等各部門相關負責人參加了會議。

　　會上，競賽部周小林科長首先介紹了11月4日到11月12日整個賽事的工作日程，并組織各部門之間對車輛使用、運動員體檢、場地器材安置等具體工作進行了點對點的對接。隨后，楊祖澤副局長主持對11月8日相關人員的迎接報道——下午的歡迎晚宴——11月9日早上的起跑儀式——下午的終點儀式——轉場等賽事相關的全部流程進行了具體的演練，并及時對演練過程中參賽運動員的住宿、起跑儀式音響設備的調試、舞臺的搭建、成績證書的打印、獎金的發放、報名發票、參加賽事人員的轉場等各種具體問題一一進行了安排。

　　合成演練完成后，張林局長指出，目前整個賽事的前期籌備活動積極有序且富有成效，特別是今年的賽事報名工作有了很大的改善，參賽運動員的數量和來源國家都有了明顯的提升。這些成績里面凝聚了各部門共同的心血，希望大家再接再厲，全力以赴做好以下各項工作。一是此次賽事不僅是一項單純的體育賽事活動，而且是我州喜迎黨的十八大召開的一次獻禮活動，各部門要有高度的政治責任感，認真做好各項籌備工作。二是抽調工作人員要安排好各自工作，最近一段時間要全力配合支持賽事的籌備工作。三是各部門在工作的過程中要借鑒外地和去年賽事舉辦經驗，考慮問題要細致、有超前意識。四是辦公室要及時理清凱里、雷山、鎮遠三縣市以及各部現階段需要重點落實的工作清單，由各縣市督查組負責人具體督查落實。五是外聯部要及時與賽事邀請部門和企業進行對接，盡快確定觀摩賽事嘉賓和人員名單，并及時將觀摩人員信息反饋給后勤保障部門，以便后勤保障部門有針對性的進行具體安排。六是建議后勤保障部和新聞宣傳部、州旅游局、州委宣傳部、州招商局等相關部門進行對接，在各接待酒店房間放置必要的黔東南州宣傳和旅游推介資料。黔東南日報及時報道每天的比賽成績，并將報道賽事的報紙及時放入新聞媒體、運動員和裁判員入住房間。七是注重工作細節，在賽事觀摩嘉賓、運動員、裁判員、新聞媒體工作人員入住酒店時，及時安排旅行社在酒店內設置旅游推介咨詢服務臺，歡迎他們到黔東南州參觀旅游。八是凱里、雷山、鎮遠三縣市的督導組負責人要切實履行好各自的職責，督導三縣市及時落實賽事起跑儀式前的熱身表演節目。不同賽段互動點的民族風情展示節目盡量不要雷同。同時，督導組要及時將各縣市的活動節目時間、地點、示意圖等詳細信息告知新聞宣傳部門，以便新聞宣傳部門根據情況做好賽事的新聞宣傳工作。九是我國著名相聲演員牛群將作為邀請嘉賓觀摩此次賽事，并參加鳴槍儀式、全民健身跑等活動，建議新聞宣傳部門能夠進行跟蹤報道，突出賽事亮點。

　　最后， 王蕾副秘書長對賽事的籌備工作提出了具體要求：一是加強督查工作。11月6日前凱里市火車站以及各主要交通路口的宣傳廣告和歡迎橫幅要落到到位。二是各部之間要加強溝通，使收集到的各種信息發揮最大效用，從而形成一個和諧運行的整體。同時，要不斷思考，將各項工作不斷細化分解，落實到人。三是11月8日，在凱里市進行賽前演練，辦公室通知相關部門做好準備工作。雷山和鎮遠兩縣要派人參加觀摩，回去后組織有關部門按照相應的程序和步驟進行演練。四是外聯部門要和州政府秘書八科及時進行對接，認真做好賽事嘉賓的邀請工作。五是與電信、移動、聯通、氣象等相關部門進行對接，賽事期間不能出現信號和信息盲點。在播報的天氣預報信息中，要同時顯示攝氏度和華氏溫度，方便外籍運動員及時獲取信息。六是競賽部門要及時與相關部門對接，了解國際賽事相關比賽細則，保障此次賽事活動符合國際比賽相關要求。新聞宣傳部門在進行新聞報道和宣傳的過程中，要分清主次。七是，凱里市后勤保障工作是否需要再次巡視督導，請州外辦左秋慧科長提出具體建議。八是辦公室要及時制定出起跑儀式參加人員建議名單，并報州籌委會。